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soft-park goes Homeoffice – wie lief das eigentlich bei uns? Ein erster Rückblick.

Ganz langsam und in kleinen Schritten können wir nun in das zurückkehren, was früher unser Alltag war. Bestimmt wird es eine Weile dauern, bis die gewohnte Normalität wiederhergestellt ist. Es gab aber nicht nur Stagnation und Rückzug, sondern auch viel Weiterentwicklung. Zum Beispiel die Zusammenarbeit trotz räumlicher Trennung: Hashtag HOMEOFFICE. Wir von soft-park wagen ein erstes Fazit bezüglich dieser sprunghaften Optimierung der häuslichen Arbeitszone. Welche Erfahrungen haben wir gemacht und was werden wir für die Zukunft verändern? Ein kurzer Erfahrungsbericht.

Unsere Herausforderung stand ziemlich klar im Raum: Wir mussten und wollten als IT-Dienstleister im Homeoffice unsere Serviceleistungen in gewohnt hoher und absolut zuverlässiger Qualität erbringen können. Geschäftsführer Thomas Tihl blickt auf die Anfänge Mitte März zurück: „Als sich die Situation so zuspitzte, dass alle Mitarbeiter ins Homeoffice mussten, waren wir zwar schon gut aufgestellt, aber noch nicht im Detail auf allen Ebenen perfekt eingerichtet.“

IP-Telefonie musste optimiert, neue Tools getestet und Arbeitsabläufe neu organisiert werden. Den firmeninternen Chat MatterMost gab es zwar schon lange, er hatte bis dato aber eine geringere Relevanz. „Da der gern genutzte kurze Zuruf zum Gegenüber im Homeoffice wegfiel, musste sich die veränderte und verstärkte Nutzung unseres Chats erst einspielen. Da liefen in den ersten Tagen unserer Homeoffice-Zeit so viele Infos durch, dass man nach einer 15-Minuten-Pause erstmal eine halbe Stunde Nachrichten lesen musste, um wieder up to date zu sein – das war natürlich kontraproduktiv.“, berichtet Geschäftsführer Karsten Behrens schmunzelnd. „In virtuellen Meetings haben wir zügig neue Regeln gefunden – wie zum Beispiel das Auslagern von bestimmten Themen in direkte Kanäle.“

Aber auch in anderen Bereichen waren schnelle Entscheidungen und kurzfristige Umsetzungen aufgrund der Pandemie-Auflagen gefragt. „Interne Videokonferenzen hatten wir vor Corona nie nutzen müssen, nun wurde dieses Tool für uns extrem wichtig. Big Blue Button ist ein System, das ich bereits ausprobiert und getestet hatte. Es war kompatibel mit dem Chat-System MatterMost und konnte unseren hohen Ansprüchen an den Schutz unserer Daten und der unserer Kunden durch den Betrieb auf eigenen Servern gerecht werden. Trotzdem gab es unter hoher Belastung mit vielen Teilnehmern eine Menge zu optimieren.“, so Karsten Behrens. „Doch jetzt nutzen wir diesen visuellen Austausch gern und häufig. Das ist mir persönlich nicht nur für bestimmte Absprachen sehr wichtig, sondern auch um einen intensiveren Eindruck von der Stimmung im Team bekommen zu können.“

Auch wenn die zwischenmenschlichen Aspekte der direkten Zusammenarbeit im Büro durch die virtuelle Vernetzung nicht zu 100 Prozent aufgefangen werden können, ziehen beide soft-park Geschäftsführer ein positives Fazit aus den Erfahrungen: „Innerhalb von kürzester Zeit waren wir gezwungen, auf ein vollständiges Homeoffice-Setup in allen Bereichen umzusatteln. Mit den Tools, die wir einsetzen, hat das so reibungslos funktioniert, dass die Kunden – das wurde uns mehrfach bestätigt – nichts davon gemerkt haben. Corona hat also die Wege der virtuellen Zusammenarbeit schneller geebnet, als interne Pläne es vorgesehen hätten.“, so Tihl. Die Tools, die soft-park selbst nutzt und bei Kunden einsetzt, sind in den letzten Wochen einer harten Belastungsprüfung ausgesetzt gewesen. Karsten Behrens: „Die Erkenntnisse aus der Online-Zusammenarbeit und der intensiven Nutzung der Systeme lassen wir in unser Angebots-Portfolio und unsere Beratung einfließen.“

Auch die Präsenzpläne für das Büro in der Speicherstadt werden sich nach Abebben der Pandemie ändern. „Das Konzept des dezentralen Arbeitens wird auch nach Corona einen großen Stellenwert haben. Die Erkenntnisse werden in die Strategien zur Personalplanung einfließen – das könnte so weit gehen, dass wir über unseren Standort Hamburg hinaus bereit sind, virtuelle Teams aufzubauen.“

soft-park nutzt folgende Tools für dezentrales Co-Working: 

  • Videokonferenzsystem: Big Blue Button
  • Firmeninterner Chat: Mattermost
  • Zentrale Wissensplattform: Unternehmens-Wiki mit Confluence von Atlassian
  • Projektmanagement-Software: Jira von Atlassian
  • Terminal Server über Remote-Desktop Gateway

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